Samfälligheten ansvarar för gemensamhetsanläggningar dvs vägar, P-platser, garage, grönområden, lekplatser, förråd och undercentraler.

Styrelsen väljs av husägarna under mars månads föreningsstämma. Förteckning över aktuell styrelse och ledamöternas ansvarsområden finner du på anslagstavlor vid garagen.

Lagen 1973:1150 reglerar förvaltning av samfälligheter.

Föreningsstämma hålls under mars månad då styrelse väljs, motioner behandlas och verksamhetsberättelse föredras.

Budgetstämma hålls under oktober månad och är endast för fastställande av budget för kommande verksamhetsår. Kallelse till husägare skickas ut av styrelse minst två veckor innan möte.

Motioner och skrivelser till styrelsen kan göras under hela året. Motioner lämnas in till styrelsen senast februari månad.

Maila din motion till mejramen.samf@live.se

Vad arbetar man  med i styrelsen?

Styrelsens främsta arbete är ekonomi. Kassören bokför månadsavgifterna och betalar fakturor såsom fjärrvärme, el, vatten, snöröjning, underhåll etc. Ingående och utgående poster i budgeten skall vara balanserade.

Styrelsen förhandlar om avtal och håller nere kostnader för snöröjning, kabel-tv, områdets arbeten mm. En del avtal skrivs om varje år och en del avtal skrivs på flera år.

Arbetschefen sköter om alla arbeten som görs i samfällighetens område. En del saker utförs själv och andra arbeten beställs. Arbetschefen samarbetar i många fall med rotechefen då arbeten går i varandra. Många arbeten kan utföras med hjälp av övriga i medlemmar i samfälligheten vilket håller kostnaderna nere. Ett väl omskött område ger förutom ett högre värde på våra hus även en lägre kostnad i det långa loppet. Alla i samfälligheten ska hjälpa till att hålla området i bra skick. En samfällighet bygger på just det, att alla tillsammans sköter om området.

Rotechefen har hand om samfällighetens gemensamma grönområden. Förutom att vara sammankallade till rotemöte med rotemännen ska även planering och beställning skötas. Rotechefen har kontakter med kommunen när det gäller området runt omkring samfälligheten. Trädvård ingår också i rotechefens uppgifter. Beställer man nedtagning av träd ska avtal granskas för försäkringar, kostnad etc. Rotechefen och arbetschefen har ett nära samarbete inför städdagen.

Grannsamverkan leder arbetet för grannsamverkanansvarig i varje rote. Förutom ett par träffar varje år som skall organiseras hålls även kontakter med närpolis, grannsamverkan i kommunen och grannstödsbilen. Eventuella händelser såsom inbrott, skadegörelse mm rapporteras till grannsamverkan som rapporterar vidare inom styrelsen och även till varje rotel och närpolisen. För att hålla samfälligheten så förskonad som möjligt från brott är det viktigt att alla händelser och iakttagelser rapporteras. Undersökningar har visat att områden med högt deltagande i grannsamverkan har lägre procent skadegörelse och inbrott. Vi vill alla bo i ett säkert och trevligt område.

Sekreterarens uppgifter är förutom protokoll vid varje styrelsemöte också att vara sammankallande vid stämmor. Boka lokal, ta fram uppgifter, revidera informationsmaterial och tillhandahålla diverse blanketter, adresser etc.

Ordförande är en sammanhållande post med huvudansvaret för styrelsens arbete. Föreningens stadgar skall följas och budgeten hållas. Ordförande är firmatecknare tillsammans med kassören. Ordförande är även representant i Slagsta samrådsgrupp. Förutom detta ingår även avtalsuppföljning, försäkringsfrågor och att vara kontaktperson mot SRV, SFAB, kommunen och flertalet andra instanser.

Allmänt om samfälligheter

Samfällighetsföreningen är en sammanslutning av delägarna i sådana samfälligheter som förvaltas enligt SFL, Samfällighetsförvaltningslagen. Delägarna är således medlemmar i föreningen.

Samfällighetsföreningen är en juridisk person, dvs den kan själv ingå förbindelser och förvärva rättigheter gentemot utomstående personer. Medlemskapet i samfällighetsföreningen är oupplösligt förenat med delägarskapet i den samfällighet som föreningen förvaltar.

De grundläggande besluten för förvaltningen av en samfällighetsförening fattas på föreningsstämma gentemot majoritetsbeslut. För att verkställa besluten och ombesörja den löpande förvaltningen finns en styrelse.

Styrelsens uppgift är att ha hand om den löpande förvaltningen av samfällighetsföreningen och verkställa de beslut som föreningsstämman fattar. Styrelsen är därmed bunden, inte bara av SFL och av stadgarna utan också i princip av föreningsstämmobeslut. Styrelsen har också en kontrollerande funktion gentemot medlemmarna.

Om föreningsstämman fattar ett beslut som strider mot lagen eller stadgarna har styrelsen både rätt och skyldighet att vägra att verkställa beslutet. Om det är oklart om ett beslut är i överensstämmelse med lagen eller stadgarna kan styrelseledamot klandra beslutet hos fastighetsdomstol för att få frågan avgjord.

En av styrelsens viktigaste uppgifter är att hålla ordning på föreningens ekonomi. Styrelsen ska se till att erforderliga medel för förvaltningen uttaxeras av medlemmarna (de boende). Styrelsen ska föra redovisning över föreningens räkenskaper. På föreningsstämman skall förvaltnings- och ekonomiberättelse presenteras.

Styrelsen skall upprätta en underhålls- och förnyelseplan för de gemensamhetsanläggningar som ingår i samfälligheten. Det åligger också styrelsen att hålla reda på vilka som är medlemmar i föreningen. "Styrelsen bör fortlöpande föra en förteckning över de fastigheter som har del av samfälligheten, vilka som äger dessa fastigheter och med hur många fastigheter som ingår i samfälligheten. Förteckningen bör också innehålla medlemmarnas adresser."

Källor: Tommy Österberg, Samfälligheter Handbok for samfällighetsföreningar, 6 upplagan, Stockholm 1998 Björn Lunden, Samfälligheter Praktisk handbok om skatt, ekonomi och juridik, 1 upplagan, Näsviken 1998

Styrelseprotokoll

Ska medlemmar få tillgång till styrelsens protokoll?

Enligt lagen om förvaltning av samfälligheter är det inte föreskrivet att styrelseprotokoll måste göras tillgängliga för medlemmarna.

Om en medlem önskar få insyn i styrelsens arbete kan begärd information lämnas ut om beslut som styrelsen fattat men det finns inget krav på att tillhanda hålla protokoll.

Föreningens revisor däremot både har rätt och ska få tillgång till protokoll efter varje möte.

GDPR

Syftet med GDPR är i grund och botten att värna om medborgarnas personliga integritet.

För samfälligheter handlar det främst om att behandla och lagra personuppgifter på rätt sätt.

Kan uppgiften knytas till en person, eller om uppgiften i kombination med andra uppgifter kan knytas till en person, då är det en personuppgift  som styrelsen ska behandla enligt GDPR.

T.ex debiteringslängder, medlemslistor eller andra dokument som förekommer i en samfällighet strider ej mot GDPR eftersom det ingår i lagen om förvaltning (=rättslig grund).